Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran pemerintah dan swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor adalah arsip yang merupakan bukti dan rekaman dari aktivitas atau transaksi mulai dari kegiatan pelayanan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Pengelolaan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan.
Secara umum, arsip adalah setiap catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf ataupun dalam bentuk suara (rekaman), angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, disket), salinan/photocopy dan lain sebagainya.
Menurut lembaga pemerintah, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Sehingga kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu. Mendasari hal tersebut, maka Sistem Informasi Pengarsipan Surat ( SI PANGARSA ) perlu kami kembangkan di Kecamatan Girimarto. Tentunya hal ini masih butuh banyak penyempurnaan, namun sebagai komitmen sesarengan mbangun wonogiri serta meningkatkan kualitas pelayanan publik di Kecamatan Girimarto.
SI PANGARSA merupakan sistem berbasis website, untuk input serta pengelolaan surat masuk dan keluar di Kecamatan Girimarto. Dasboard sistem mempunyai beberapa menu antara lain sebagai berikut :
- Surat Masuk
- Surat Keluar
- Buku Agenda
- Gallery File
- Grafik
- Klasifikasi
- Klasifikasi
- Tempat Penyimpanan
- Setting
